Compétence 05
Automatisation des devis
Automatiser vos devis, c'est arrêter de recopier les mêmes lignes d'un e-mail vers un tableur puis vers un modèle Word. L'IA lit la demande et extrait les lignes, votre grille tarifaire s'applique, le devis part après votre relecture, et la relance suit toute seule.
- 01E-mail reçu, lu par vous
- 02Lignes et quantités extraites par l'IA
- 03Devis envoyé, relance à J+7
Le flux, étape par étape
Six étapes, dont une seule reste à vous
La relecture avant envoi reste humaine, par choix : c'est le seul endroit où une erreur coûte cher. Tout ce qui précède est mécanique.
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La demande arrive
Par e-mail, par formulaire, ou saisie après un appel. Rien ne change pour le client.
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Les lignes sont extraites
Références, quantités, délais souhaités. Ce qui n'est pas compris est signalé plutôt que deviné.
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Le tarif en vigueur est appliqué
Grille tarifaire, remises client, conditions particulières : la source reste la vôtre.
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Le devis est rédigé
Votre modèle, votre numérotation, votre mise en page. Le document est prêt à partir.
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Vous relisez et envoyez
Une validation en un clic. Sur les montants au-delà d'un seuil que vous fixez, elle reste obligatoire.
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La relance part toute seule
Sans réponse au bout du délai que vous choisissez, un rappel est envoyé. Le devis accepté est classé.
Périmètre
Ce qu'on fait, ce qu'on ne fait pas
Une automatisation utile a des bords nets. Voilà les nôtres, avant devis.
Dans le périmètre
- Lecture des demandes entrantes et extraction des lignes.
- Application de votre grille tarifaire et de vos remises.
- Génération du document à votre modèle, avec votre numérotation.
- Envoi, relance, classement du devis signé.
- Alerte quand une demande sort des cas prévus.
Hors périmètre
- Fixer vos prix. La grille reste une décision commerciale.
- Envoyer sans relecture au-delà du seuil que vous fixez.
- Négocier à votre place : la réponse du client revient chez vous.
- Réécrire un devis sur mesure qui n'a aucun équivalent passé.
Prérequis
Ce qu'il nous faut pour démarrer
- Historique
- Une dizaine de devis récents, tels qu'ils sont partis. C'est notre matière première.
- Tarifs
- Votre grille tarifaire et vos remises, là où elles vivent aujourd'hui, tableur compris.
- Modèle
- Votre modèle de devis et votre règle de numérotation, même tenue à la main.
- Accès
- La boîte e-mail concernée et l'outil où les devis sont stockés.
Outils concernés
Le flux se construit avec ce que vous avez. Si votre logiciel métier n'a pas d'interface prévue, on écrit le connecteur.
Étude de cas liée
Fabre Menuiseries — 22 min → 4 min par devis
Vingt-cinq devis par semaine sortis à la main, une grille tarifaire dans un tableur, deux personnes qui se relayaient.
Questions
Questions sur ce flux
Non, pas par défaut. Vous fixez un seuil : en dessous, le devis peut partir seul ; au-dessus, il attend votre validation. Beaucoup de clients gardent la relecture sur tout, au moins les premières semaines.
Le flux signale ce qu'il n'a pas compris au lieu de deviner. La demande revient dans vos mains avec le détail de ce qui manque.
Non, à condition qu'il existe une source unique. Le flux lit votre grille là où elle vit : quand vous la mettez à jour, il suit.
Le délai réel est donné au cadrage, après avoir vu vos dix derniers devis et l'état de votre grille tarifaire.
Vos dix derniers devis suffisent
On chiffre ce que la saisie manuelle vous coûte.
Une heure de votre temps, et vous repartez avec le temps réellement passé, ce qu'on peut reprendre, et ce qu'on laisse.