Automatisation des tâches répétitives pour les PME d'Occitanie.

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Compétence 12

Automatisation RH

Automatiser les processus RH, ce n'est pas remplacer la personne qui accueille. Une arrivée, c'est un contrat, une déclaration, des accès à ouvrir, un poste à préparer et une visite médicale à caler. Aujourd'hui, tout repose sur une liste tenue de tête. Une fois branché, il ne reste qu'à accueillir la personne.

Faire le point sur vos démarches RH Ce qu'on fait, ce qu'on ne fait pas
Flux · arrivées · en service 27 dossiers ouverts ce trimestre
  1. 01Arrivée annoncée
  2. 02Documents générés et rangés
  3. 03Rappels envoyés aux bonnes dates

Le flux, étape par étape

Cinq étapes, dont une seule reste à vous

Annoncer une arrivée reste votre décision. Tout ce qui en découle suit une liste connue, et peut partir tout seul.

reste à vous pris en charge

  1. Vous annoncez l'arrivée

    Un formulaire court : nom, poste, date, responsable. C'est la seule saisie.

  2. Les documents sont préparés

    Contrat au bon modèle, fiche de poste, attestations : tout est pré-rempli et rangé dans le dossier du salarié.

  3. Les accès sont demandés

    Messagerie, logiciels, badge : chaque demande part à la bonne personne, avec une date limite.

  4. Les rendez-vous sont calés

    Visite médicale, point à un mois, fin de période d'essai : les dates sont posées dans les agendas.

  5. Les rappels suivent

    Rien n'attend qu'on s'en souvienne. Un retard est signalé avant de devenir un oubli.

Périmètre

Ce qu'on fait, ce qu'on ne fait pas

Une automatisation RH utile a des bords nets. Les voici.

Dans le périmètre

  • Génération des documents à vos modèles.
  • Rangement dans le dossier numérique de chaque salarié.
  • Demandes d'accès et de matériel aux bonnes personnes.
  • Rappels des échéances : visite médicale, période d'essai, entretiens.
  • Tableau de suivi des dossiers en cours.

Hors périmètre

  • Établir la paie : elle reste chez votre expert-comptable ou dans votre logiciel.
  • Rédiger vos contrats : les modèles sont validés par votre conseil.
  • Décider à votre place des dates ou des entretiens.

Prérequis

Ce qu'il nous faut pour démarrer

Modèles
Vos modèles de contrat et de documents, validés par votre conseil.
Liste
Ce que vous faites à chaque arrivée, même si la liste est incomplète.
Acteurs
Les personnes qui ouvrent les accès et préparent les postes.
Outils
Votre logiciel de paie ou de gestion RH, s'il y en a un.

Outils concernés

Le flux se construit avec vos agendas et votre stockage de documents. Si vous avez un logiciel RH, on s'y branche.

  • n8n
  • Odoo
  • Make
  • Airtable
  • Google Workspace
  • Microsoft 365

Comment on construit les flux

Étude de cas liée

Cabinet Sarrat & Associés — 4 h par arrivée → 25 min

Onze arrivées par an, des documents obligatoires reconstitués à chaque fois, et des rappels tenus de tête.

Lire l'étude de cas

Questions

Questions sur ce flux

Les documents sont rangés chez vous, dans votre stockage. Le flux les génère et les dépose ; il n'en garde pas de copie.

Non. La paie reste où elle est. Le flux s'occupe de tout ce qui l'entoure et que personne ne suit.

Même logique, dans l'autre sens : accès à fermer, documents de fin de contrat, restitution du matériel.

Elles restent dans votre stockage, ne transitent que le temps du traitement, et seules les personnes concernées y ont accès. Le flux figure dans votre registre des traitements, et vos salariés sont informés de son existence.

Votre dernière arrivée suffit

Racontez-nous comment s'est passée la dernière.

On liste avec vous ce qui a été fait, ce qui a été oublié, et ce qui peut partir tout seul la prochaine fois.

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