Compétence 13
Automatisation des factures fournisseurs
Les factures fournisseurs arrivent par e-mail, sont imprimées, tamponnées, saisies, puis classées dans un carton. Une fois l'automatisation branchée, elles sont lues à l'arrivée par l'IA, rapprochées de la commande, envoyées vers votre logiciel comptable, et vous ne voyez que celles qui posent question.
- 01Facture reçue par e-mail
- 02Rapprochée du bon de commande
- 03Écriture prête pour la comptabilité
Le flux, étape par étape
Cinq étapes, dont une seule reste à vous
La validation des écarts reste humaine : c'est là qu'une erreur coûte. Une facture conforme n'a pas besoin de vous.
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La facture est collectée
Boîte e-mail dédiée, portail fournisseur ou dépôt : chaque pièce est récupérée et datée à l'arrivée.
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Les informations sont lues
Fournisseur, montants, TVA, échéance, références. Ce qui n'est pas lisible est signalé, pas deviné.
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Le rapprochement est fait
Commande, bon de livraison, facture : les trois doivent concorder. Les écarts sont isolés.
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Vous validez les écarts
Un prix différent, une quantité manquante : vous tranchez en un clic, avec les pièces sous les yeux.
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L'écriture est préparée
La pièce part vers votre comptabilité avec son écriture proposée, et elle est archivée au bon endroit.
Périmètre
Ce qu'on fait, ce qu'on ne fait pas
Une automatisation comptable utile a des bords nets. Les voici.
Dans le périmètre
- Collecte des factures, quelle que soit leur provenance.
- Lecture des montants, dates, TVA et références.
- Rapprochement avec les commandes et les bons de livraison.
- Préparation des écritures pour votre logiciel comptable.
- Archivage des pièces, retrouvables en quelques secondes.
Hors périmètre
- Payer vos fournisseurs à votre place.
- Valider une facture qui ne correspond à aucune commande.
- Remplacer votre expert-comptable : il reçoit des pièces propres, c'est tout.
Prérequis
Ce qu'il nous faut pour démarrer
- Factures
- Un mois de factures fournisseurs, telles qu'elles arrivent.
- Commandes
- L'endroit où vivent vos bons de commande, même s'il s'agit d'un tableur.
- Comptabilité
- Le logiciel comptable utilisé, par vous ou par votre cabinet.
- Validation
- La personne qui tranche aujourd'hui les écarts de prix.
Outils concernés
Le flux se construit avec votre boîte e-mail et votre outil de gestion. Avec Odoo, le rapprochement se fait directement dans l'outil.
- Odoo
- Pennylane
- EBP
Étude de cas liée
Cabinet Sarrat & Associés — 4 h par arrivée → 25 min
Onze arrivées par an, des documents obligatoires reconstitués à chaque fois, et des rappels tenus de tête.
Questions
Questions sur ce flux
Non. Le flux prépare, il ne paie pas. Et une facture sans commande correspondante vous est toujours présentée.
C'est le cas partout. Le flux apprend à lire vos fournisseurs habituels ; les inconnus vous sont signalés pour vérification.
Non. Il reçoit les mêmes pièces, mieux rangées, avec une écriture proposée qu'il reste libre de corriger.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir leurs factures électroniques via une plateforme agréée. Le flux se branche sur la plateforme que vous avez choisie et reprend le travail qui suit la réception : rapprochement, écarts, écriture, archivage.
Un mois de factures suffit
On chiffre le temps passé sur vos factures.
Une heure pour suivre le trajet d'une facture chez vous, de la boîte e-mail au carton d'archives.