Automatiser une tâche qu’il fallait supprimer

C'est l'erreur la plus fréquente qu'on rencontre, y compris chez nous au début : automatiser proprement une tâche dont personne n'avait besoin.

Le rapport que personne ne lisait

Une entreprise nous demande d'automatiser un rapport hebdomadaire. Chaque lundi, une personne passait deux heures à compiler les chiffres de trois outils dans un tableur, puis l'envoyait à la direction.

Avant de brancher quoi que ce soit, on a demandé à la direction ce qu'elle en faisait. Réponse : elle regardait un seul chiffre, le chiffre d'affaires de la semaine, qui existait déjà dans le logiciel de facturation.

La question à poser avant

Avant d'automatiser une tâche, on demande qui utilise ce qu'elle produit, et pour quoi faire. Si personne ne sait répondre, la tâche est candidate à la suppression, pas à l'automatisation.

Automatiser une tâche inutile, c'est la rendre invisible. Elle continue de coûter, mais plus personne ne la voit.

Supprimer, simplifier, puis automatiser

1. Supprimer ce qui ne sert à personne.
2. Simplifier ce qui reste : moins d'étapes, moins de variantes.
3. Automatiser seulement alors ce qui est devenu simple et régulier.

Dans l'exemple du rapport, la solution a été un accès en lecture au logiciel de facturation pour la direction. Aucune automatisation, et deux heures rendues chaque lundi. C'est aussi pour ça que la liste qu'on remet après l'audit comporte une colonne « ce qu'on laisse ».